A meeting művészete

it_guru I 2009.11.18. 18:20

Vezetőként napi szinten van részem az úgynevezett meetingben, mely az esetek 99%-ában alapos indoka a nemdolgozásnak.

A vállalat staffcostja, mint valami vécépumpa, úgy tűnik el a lefolyóban, miközben az egyébként önállóan produktív munkatársak az asztal alatt, hiába, hogy ki van tiltva, de a Blackberryjüket csekkolják. Nem egyszer volt már olyan, hogy úgy éreztem magam, mint egy csapat katona vezetője egy német bunkerban, szám alatt a ciánkapszulával. Elképesztően negatív élményeim az irodában, mindig kivétel nélkül meetingekhez köthetőek.

Ennek azonban nem kellene így lennie. Sajnos ritkán van alkalmam nekem vezetni a meetingeket, mivel középvezetőként, mindig valami felettes vezeti, ha egyáltalán vezeti. Mert ugye szögezzük le: a meeting vezetés nélkül semmit nem ér, olyan mint egy kerekasztal-beszélgetés moderátor nélkül.

A jó meeting:

a nem meeting. Mindig át kell gondolni, hogy egyáltalán szükség van-e meetingre, nem lehet-e azt az információt mailben, telefonon vagy egy rapid folyosói beszélgetésben megdumálni. Ez bármennyire is egyértelmű, nagyon sokan nem tartják be.

Ha mégis úgy ítéli meg a meeting szervezője - a moderátor, vagy vezető - hogy kell találkozni, akkor legyen egy előzetes agenda, melyet mindenki elolvas, mailben megkap. Enélkül a meeting offtopikozásba és unalmas körökbe vezet. Az agenda olyan mint a kőtábla. A meeting előtti napon még módosítható a résztvevők által is akár, de a meeting napján már nincs új programpont. Pláne nem vetünk fel új témákat a meetingen.

Ahelyett, hogy biztosítjuk a kulcsemberek jelenlétét: csak a kulcsembereket hívjuk meg a meetingre. Nincs szükség olyan emberekre, akik csak érintőlegesen tudnak hozzátenni valamit a találkozáshoz, minél kevesebb jelenlévő, annál produktívabb meeting.

A meetingen résztvevő emberek közül mindenkinek van valami szerelemgyereke, valami téma, amiről úgy gondolja, számára a legfontosabb. Ezt állandóan be akarja vinni a meetingre, agendától függetlenül. A meeting előtt ezekkel az emberekkel személyesen át kell beszélni a témájukat, hogy ne érezzék, hogy hanyagoljuk őket, de a meeting folyamatát ne akasszák meg.

Nem kör, nem iskolapadok, hanem U. A székek nem iskolapad stílusban legyenek, mert ez nem ad lehetőséget a kooperációra, ne körben, mert ez az egyenlőség érzetét kelti, ötletelésre kiváló, de meetingre nem. Az U alakzat lehetőséget ad a tagoknak a kooperációra, de világossá teszi, hogy a meetingnek van egy vezetője.

Pontosság. Alapvető. Aki késik, az lemarad. Nincsen utólag elmagyarázva későknek az eddig elhangzott téma, mert ezzel lebecsüljük azokat, akik vették a fáradtságot, hogy pontosak voltak.

A meeting lényege a problémamegoldás. A háttérinformációk felderítése nem a meeting felada, az az agendával együtt kifejthető információ. A meeting nem tisztázza a problémák okait, csak a problémát, hogy gyorsan a megoldáson lehessen gondolkodni.

A meeting vezetőjének a feladata, hogy uralja a beszélgetést. Mindenkitől begyűjtsön valami visszajelzést és javaslatot, elhallgattassa azokat, akik nem lényeges témákkal zavarják a beszélgetést és jó és helyes kérdéseket tegyen fel, melyek segítik a probléma megoldását.

A meeting végén az elhangzottakat a vezető foglalja össze. Ő az, aki a meeting után utánköveti az eseményeket, hogy a probléma megoldása a megbeszélt módokon történjen meg.

Hiába tűnik mindez olyan elképesztően általánosnak, munkatapasztalatom kb. tíz éve alatt SOHA nem láttam eképpen levezetni egy meetinget. Sajnos.